청자들이 지루하지 않게 발표하는 법? 떨지 않고 프레젠테이션 하는 법? 내 제안이 잘 받아들여지는 법?
어디서부터 시작해야 실력이 늘지 잘 모르겠을 때는 이 글을 보세요!
발표는 당사자가 목적을 모르면 그 내용 자체에 목적이 없고, 아무도 안 듣고 싶어 집니다.
청자가 누구인지 알고, 왜 청자가 귀 기울여 들어야 하는지 단도직입적으로 이야기하세요!
그리고 청자가 이해하기 쉽도록 프레젠테이션도 심플하게, 5살 아이에게 설명하듯 잘 풀어 설명하세요.
왜 청자가 집중해야 할지 모르겠다면, 자신의 목적과 청자의 목적을 생각해보세요.
1. Purpose
여러분의 목적을 다음 4가지 이유에서 찾아보세요!
1. 결정을 내릴 때
2. 물적/인적자원이 필요할 때 (간단히 돈이나 도움이 필요할 때)
3. 각종 실수나 문제를 예방하기 위해
4. 정보를 공유하고, 가르쳐주기 위해
실험에 대한 결과나 기술적인 정보에 대해 이야기할 때는 그 뒤에서 일어나는 물리적/화학적 사실을 설명하세요.
남들은 내 일이 얼마나 힘든지, 내가 얼마나 똑똑한지, 남들보다 열심히 일하는지를 관심 없습니다.
회사는 당신을 고용한 시점부터 당신을 믿고, 지지하고 있으니까요!
2. Audience
자신의 목적을 찾으셨다면 좋지만 더 중요한 것은 청자의 목적입니다.
당신의 청자의 목적을 충족시키기 위해 고용된 것이니까요.
모르시겠다면 간단합니다. 직접 물어보세요!
상사는 여러분이 어떻게 성공할 수 있을지 알려줄 수 있습니다.
또한 프레젠테이션이 제안서와 같은 내용이라면 발표 전에 동료들에게 의견을 구하고,
프레젠테이션 전반에 대한 리뷰를 받는 과정이 필요합니다.
질문 예시
1. 왜 저에게 프레젠테이션을 요청하셨나요?
2. 이 프레젠테이션이 프로젝트 결정 사안에 어떤 영향을 줄 수 있을까요?
3. 이 프로젝트에서 가장 걱정하시는 것이 무엇인가요?
4. 앞으로 내려야 하는 디자인 결정 사안에는 무엇이 있나요?
5. 이 프로젝트에 관해서 어느 정도로 알고 계신가요?
3. Structure
목표 설정과 콘텐츠가 준비가 되었다면 이제 PPT를 만들어야겠죠?
PPT를 준비하며 주의해야 할 점은 바로... 여러분의 "프레젠테이션은 미스터리 소설이 아니다!"입니다.
비즈니스 프레젠테이션과는 다르게 스토리텔링이 적은 엔지니어링 프레젠테이션에는 요점 정리가 필요합니다.
가장 중요한 결론을 맨 처음에 공개를 한 후, 내가 무엇을 배웠는지 설명하세요.
여기서 중요한 것은 내가 이 과정에서 '무엇을 했나'가 아니라 '무엇을 배웠나'입니다.
또한 내 제안을 마지막에 한 번 더 반복해서 넣어주면 강조도 되고 기억에 많이 남겠죠?
이런 식으로 발표를 하면 보통 마지막에 청자가 "그럼 내가 무엇을 하면 좋을까요?"라는 질문으로 끝나며
앞으로 무슨 일을 해야 할지 팀원들과 회의할 수 있게 됩니다.
4. Magic Formula - Hey! You! See! So!
오늘의 마지막 피날레는 바로.... Hey! You! See! So!입니다.
원래는 1982년 미국에서 상경계열에서 쓰이던 "Hey! You! See! Sold!"의 변형인데요.
내 프레젠테이션으로 남을 설득을 해야 하는 것은 같기 때문에 이 변형도 크게 다르지 않습니다.
Hey = 참석자의 집중시키기
You = 참석자에게 무엇에 대해 발표할 것인지 말하기
See = 참석자에게 내가 무엇을 말하고 싶은지 말하기
So = 관중에게 무엇을 알아야 하는지 혹은 무엇을 알아야 했는지 알려주기
5. Practice
마지막은 너무 당연하지만 연습, 또 연습입니다!
목적을 알고, 듣는 이가 무엇을 생각할지를 생각하며 시간을 재면서 실전 연습을 해보아요!
프레젠테이션 하나를 연습하는 것도 중요하지만 평소에 매니저 또는 상사와의 1:1 면담에서도
상사는 무엇을 알고 싶어 하지?
어떻게 해야 잘 이해시킬 수 있지?
나는 무엇을 전달하고 싶지?
같은 생각들을 평소에도 계속하면 점점 이런 정보전달 능력을 키울 수 있습니다!
코로나 때문에 비디오 채팅을 비롯한 비대면 회의가 많아지고 있는데요.
그렇다면 실제로 내 목소리가 잘 전달되고 있는지 확인하는 과정은 필수겠죠?
* 주의할 점
이렇게 준비를 했음에도 실수할 수 있는 치명적인 실수 4가지가 있는데요.
발표 전, 후로 꼭 체크해 보시길 바랍니다.
1. 사과로 시작하기
"이 슬라이드는 제가 만든 게 아닙니다."
"준비하는데 시간이 모자라서..."
"아직 ~ 하지 못해서"
"아마 ~에 동의하지 않으시겠지만..."
저도 생각보다 자주 쓰는 말들이고 실수하는데요.
사과하지 마세요! 모든 것에 대해 알지 못해도 괜찮습니다!
당신의 목적은 토의를 이끌어내고, 앞으로 무엇을 할지 팀원들과 알아나가는 것입니다!
2. "내 말이 틀릴 수 도 있다"라고 청자에게 말하기
이 말을 함으로써 자신감이 떨어지고, 청자 입장에서는 단순히 발표자에 대한 신뢰를 떨어트립니다.
토의를 하는 과정에서 확인 삼아 할 수는 있지만 발표를 하고 있을 때만큼은 조심하세요!!
오히려 "제 예상에는 ~ 가능성도 있습니다."의 형태여야 청자가 '저렇게도 생각해보았구나" 할 수 있습니다.
3. 내 목표를 남의 목표와 헛갈리기 + 다음 목표를 제시하지 못할 때
준비를 하다 보면 이것저것 챙기다가 놓칠 수 있습니다.
동료나 가까운 선배와 리뷰를 하며 잘 살펴보세요!
4. "알아보고 다시 알려드리겠습니다" 하지 않기
맞는 말 같지만 더 좋은 방법은 "제가 알아보고 다시 알려드릴까요?"입니다.
당신은 우선순위가 높지 않은 것까지 살피기에는 이미 바쁘지 않나요?
중요한 정보가 아닌 디테일까지 여러분이 자처할 필요 없습니다.
오늘은 알고 있는 것 같으면서도 실수하기 쉬운 프레젠테이션 방법에 대해 알아보았는데요.
저도 창업대회도 나가보고 100명 정도가 같이하는 큰 프로젝트도 해보았지만
참 프레젠테이션은 할 때마다 긴장되고 어려운 것 같아요.
특히 엔지니어로써 발표할 때는 자기가 다 알고 있어야 한다는 압박감이 무의식적으로 생기는 것 같고요.
여러분도 발표할 때 자신감 잃지 마시고, '내가 이 방에서 이 분야 전문가니까 잘 알려줘야지!'라는
가벼운 마음으로 잘 준비해서 꼭 좋은 평가받으시길 바랍니다.
그럼 전 또 다른 글로 찾아뵐게요! 안녕!
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